План факт анализ это

СТАТЬИ

Определение «план-факт анализа» заложено в его названии – это сравнение и исследование плановых и фактических значений показателей, объяснение отклонений между ними, формулировка выводов. Проще говоря, отвечает на вопрос «почему разница и что с ней делать?».

Очевидно, для такого анализа нужно иметь, как минимум, три составляющие: а) плановые данные; б) фактические значения; в) субъекта, который может всё объяснить. Так же очевидно, что на предприятии должна быть система бюджетирования (или хотя бы планирование в самом простом виде) и система учета. Т.е. получается, что для такого, казалось бы, простого занятия, как план-факт анализ, необходимо иметь уже много чего. А вопрос, нужно ли это?

Если у читателя появляется мнение, что мы хотим убедить в бесполезности план-факт анализа, то это не так. Совсем не так! И эта статья посвящена именно важности такого рода отчетности. План-факт анализ, возможно, самый простой, но и один из наиболее полезных.

Отвечая на вопрос «почему?», аналитик подробно разбирает проблему. Глубоко исследует причины и обстоятельства «план-факт» отклонений, выясняет факторы, приведшие к нему. Это даёт почву для главного: сделать вывод и исправить ситуацию, если она негативная, и усилить, если наблюдается положительный эффект. В этом и есть цель.

При правильно построенном план-факт анализе, к статической картинке добавляется динамика, т.е. изменение самих показателей и их отклонений во времени, от периода к периоду. Это дополнительная информация, новыя почва для выводов, усиливающая их достоверность.

В основном, рассматриваемый анализ относится к системе управленческого учета (т.к. для подготовки и анализа необходимо правильно организовать сбор и учет информации), но может быть также и частью системы бюджетирования (т.к. призван анализировать бюджеты, иначе работа с ними будет не завершена). Не будем сейчас углубляться в вопрос принадлежности и подробно рассматривать системы учета и бюджетирования. Опишем основные шаги организации план-факт анализа, предполагая, что и учет и бюджеты в компании уже есть.

1. Прежде всего, определяем, что анализируем. Т.е. по каким бюджетным показателям нам нужно посмотреть отклонения и сделать выводы. Это могут быть и отдельные показатели (например, KPI), и целые бюджетные формы (например, PL и CF).
2. Необходимо проанализировать систему учета и определить, какая первичная информация будет полезна для подготовки «факта» по выбранным показателям. Если такой информации в компании нет, то нужно её начать собирать, или дать заявку программистам на её подбор из баз данных и т.п. источников. Также важно определить исполнителей, которые будут готовить первичную информацию.
3. Нужно разработать таблицы для заполнения, придумать алгоритм и прописать формулы расчета, которые будут или помогать собирать информацию, или готовить её промежуточно-вспомогательную форму. Скорее всего, придется готовить ещё и формулы для преобразования первичной (и/или промежуточной) информации в фактическую для бюджетных показателей (т.е. считать уже непосредственно факт).
4. Важно не забывать о регламенте взаимодействия между участниками процесса. Это документарное закрепление ответственных за подготовку информации, за подготовку итоговых фактических показателей, в каком виде передается информация, сроки подготовки и передачи, сроки готовности всех план-факт отчетов, ответственных за написание комментариев к отклонениям, конечных потребители. Регламент станет тем документом, который будет основанием для работы системы.
5. Тестирование. Лучше всего тестирование проводить, что называется, в «боевом режиме», по реальным данным. В этом случае, возможно будет отследить не только «арифметические» ошибки, но и логические, смысловые. Если такой возможности почему-то нет, то не будет лишним протестировать на вымышленной информации – отследите ошибки вычисления, а остальное уже при реальной эксплуатации.
6. Документировать систему план-факт анализа необходимо также, как и любую другую систему. Это придаст ей законченный вид и избавит от потери сделанных наработок.

Если сложилось впечатление, что мы слишком усложняем «такой простой» вопрос, то это лишь для его систематизации и придания понятных очертаний. На самом деле, даже если в вашей компании всё делается гораздо проще, то это значит, что какие-то вопросы вы делаете не заметно для себя, как говорят «в уме». Такое возможно пока объем обрабатываемой информации не большой. С ростом бизнеса учет может запутаться.

Как упоминалось выше, план-факт анализ занимает пограничное положение между системой бюджетирования и управленческого учета. Поэтому естественным желанием было бы ознакомиться с правилами построения этих систем. Об организации системы бюджетирования и системе управленческого учета уже были посвящены статьи ранее.

План фактный анализ

Контроль исполнения бюджета – одна из важнейших функций бюджетирования. Сам по себе план или бюджет является лишь инструментом управления. Однако управлять им можно только тогда, когда на предприятии созданы механизмы, контролирующие выполнение планов. Поэтому очень важно во время бюджетного периода регулярно (неделя, месяц, квартал) отслеживать фактическое выполнение финансовых планов, анализировать ситуации, когда планы не исполняются, и потом, опираясь на полученные выводы, принимать своевременные решения. Контроль бюджета, анализ того, как выполняются планы, представляет собой оценку эффективности планирования и реакцию на него.

План-фактный анализ актуален для большинства финансовых бюджетов, а если необходимо более детальное изучение причин отклонений от плана, он подойдет и для отдельных операционных и функциональных бюджетов. Он выполняется в масштабе всей компании, либо для отдельных центров финансовой активности, проектов или направлений деятельности (это позволит узнать, какой именно даёт отрицательные или положительные отклонения). Так или иначе, выбор его объекта остается за каждой определенной организацией и обосновывается задачами, которые ставит руководство организации.

Во многих компаниях большую роль играет бюджетный комитет. Он контролирует соответствие плановым бюджетным показателям центрами финансовой ответственности и осуществляет управление политикой компании в сфере инвестиций, вырабатывает стратегию финансового планирования. Как правило, непосредственное участие в таких комитетах принимают топ-менеджеры компании (функциональные директора и руководители бизнес-единиц), контролирующие бюджетный процесс, что позволяет эффективно и быстро принимать согласованные решения по изменениям в финансовых планах, выработке рекомендации по исправлению финансовой ситуации в организации или отдельном центре финансовой ответственности.

Бюджетные и фактические цифры должны приводиться в одних и тех же аналитических разрезах, с одной и той же периодичностью, чтобы их сопоставление всегда было корректным. Отклонения в анализируемых данных помогают сделать выводы об эффективности или неэффективности компании как в целом, так и в её отдельных структурах. Если такие отклонения есть и они велики, то используется корректировка или актуализация бюджетов.

Итоги план-фактного анализа исполнения бюджета применяются и для расчетов бюджетов на другие периоды.

Правильно выполняемый данный вид анализа исполнения бюджетов поможет повысить точность бюджетирования, а также укрепить финансово-экономическое положение компании. Это происходит благодаря тому, что он исследует не только сами причины отклонений, но и предлагает стратегию исправления ситуации.

Контроль исполнения бюджетов, формирования отчетов, позволяющих зафиксировать отклонения между плановыми и фактическими данными, описание причин этих отклонений, выполнение корректировки и актуализации целесообразно проводить с помощью автоматизированной системы. Это позволит оперативно получать информацию в тех же аналитических разрезах, в которых сформирован финансовый план, консолидировать данные, автоматически рассчитывать отклонения фактических показателей от запланированных, фиксировать их причины и своевременно принимать решения по устранению нежелательных для бизнеса ситуаций.

Система БИТ.ФИНАНС содержит набор механизмов, позволяющих не только формировать бюджеты любых видов и уровней, но и эффективно контролировать исполнение финансового плана компании.

Попробовать программу БЕСПЛАТНО

В состав этих механизмов входят отчеты для проведения план-фактного разбора с детализацией и группировкой по любым аналитическим разрезам:

• план-фактный анализ универсальный;
• план-фактный анализ;
• план-фактный анализ по бюджету (остатки по счетам).

Два последних вида отчетов предназначены для сравнения и анализа плановых (в соответствии с бюджетом) и фактических (в соответствии с реальными хозяйственными операциями) данных. Отчет показывает абсолютные и относительные отклонения между этими показателями.

Для сравнения нескольких сценариев с одним «эталонным» сценарием (например, сравнение нескольких плановых сценариев с фактическим сценарием) используется отчет «План-фактный анализ универсальный». Также в отчете предусмотрен специальный режим «Сравнение данных разных лет», который позволяет сравнивать между собой данные разных бюджетных периодов, например, плановые данные прошлого периода с фактическими данными текущего года, или фактические данные за несколько лет.

Так же в систему БИТ.ФИНАНС включен отчет «Сценарное прогнозирование», который позволяет проанализировать ожидаемое исполнение бюджета до окончания бюджетного периода, с учетом уже полученных фактических данных.

Кроме того, система БИТ.ФИНАНС содержит документ «Протокол расхождений бюджета», с помощью которого можно не только получить плановые, фактические данные и отклонения между ними, но также и зафиксировать причины наиболее существенных отклонений. Документ проходит согласование ответственными лицами компании и имеет печатную форму для предоставления результатов план-фактного анализа руководству.

Когда найдены серьезные отклонения при анализе исполнения бюджета, либо обнаружены ошибки, допущенные при его составлении, может потребоваться корректировка плановых данных. Для этого в системе БИТ.ФИНАНС предусмотрен документ «Корректировка бюджета». Документ позволяет изменить сумму бюджета и перенести ее на другую статью, ЦФО, проект или любую другую аналитику бюджетирования.

После получения фактических данных, например, за первое полугодие текущего года, может возникнуть необходимость актуализировать годовой финансовый план с распределением отклонений между планом и фактом на оставшийся плановый период. Для актуализации утвержденных бюджетов компании после получения фактических данных в системе БИТ.ФИНАНС предназначен документ «Актуализация бюджета».

Возможны разные способы актуализации: равномерное или пропорциональное распределение отклонений на плановые данные, ручная корректировка и актуализация по произвольному профилю с установкой коэффициента распределения отклонений для каждого периода.

В отличие от корректировки бюджета, при актуализации в системе БИТ.ФИНАНС скорректированные плановые данные записываются на новый сценарий. Таким образом, в системе остается первоначальный утвержденный финансовый план и появляется новый сценарий с актуализированными данными. На каждом этапе бюджетного периода можно сравнивать не только плановые и фактические данные, но и утвержденный и актуализированный бюджеты.

Способов и методик анализа исполнения бюджета достаточно много. Могут сравниваться абсолютные (рубли, другая валюта, товарные единицы) и относительные (коэффициенты, проценты) показатели. Отклонения вычисляются между показателями, запланированными на конкретный период, и по отношению к какому-либо базовому периоду. Определяется и анализироваться удельный вес отдельных статей в конечном показателе, проводиться сравнительный анализ на основе аналогичных цифр по схемам ведения бизнеса компаниях. Все эти виды анализа, как правило, дополняют друг друга и позволяют получить наиболее полную картину причин отклонений фактической финансовой ситуации в компании от запланированной.

Использование системы БИТ.ФИНАНС для автоматизации финансового планирования позволит эффективно осуществлять контроль исполнения бюджетов, анализировать причины возникновения отклонений с детализацией их до первичного документа, оперативно актуализировать и корректировать бюджетные данные, и тем самым значительно облегчит принятие управленческих решений на любом этапе бюджетного процесса.

Качественный план-фактный анализ в Excel

Занимаясь план-фактным анализом, сравнивают и изучают плановые и фактические значения показателей, объясняют полученные отклонения и формулируют выводы.

Для качественного анализа необходимо иметь плановые данные и фактические значения. Из статьи вы узнаете, как c помощью Excel:

• разработать формы таблиц и алгоритм для анализа данных;
• прописать формулы расчета;
• автоматизировать выборку значений;
• подготовить отчеты в требуемой детализации и др.

ФОРМИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ В ВИДЕ ТАБЛИЦЫ

Сначала подготовим файл Excel. Первый лист будет содержать плановые и фактические данные, поэтому назовем его «План-факт».

Этот лист заполняют ежемесячно (с разбивкой по месяцам года). Здесь проводят первичный расчет отклонений в рублях и процентах, делают общие выводы.

Аналитика отчета может содержать любые показатели (на усмотрение руководства компании):

• товарное направление;
• товарная группа;
• товарная подгруппа;
• номенклатура и т. д.

В нашем примере в качестве аналитики используем товарные группы (далее — ТГ), план-фактный анализ проведем по показателю «Производственная прибыль» (рис. 1).

Выводы на основании первичных данных отчета:

1) общий размер фактической производственной прибыли больше на 4786 тыс. руб., план по производственной прибыли перевыполнен на 34 %.

При этом отдельные товарные группы дали положительный прирост, другие — отрицательный. Что является причиной этих отклонений, узнаем с помощью план-факт анализа;

2) по товарной группе 7 выпуска не было. Причины могут быть разные:

• поломка оборудования;
• отсутствие комплектующих;
• отсутствие заказов;
• ввод нового продукта (товарная группа 8) и замена им товарной группы 7.

Здесь нужно выяснить точную причину, при необходимости можно внести соответствующие корректировки в плановые показатели.

Второй лист файла Excel будем использовать для ежемесячного план-фактного анализа. Назовем его «Анализ».

На этот лист с помощью функции ВПР переносят данные с листа «План-факт» (таблицы одинаковые).

Необходимо соблюдать некоторые требования относительно оформления таблиц при использовании функции ВПР:

1. Данные аналитики в крайнем левом столбце (A) в обеих таблицах должны совпадать, так как формула ВПР осуществляет поиск именно по информации, указанной в этом столбце.

Если в фактические данные попадает новое наименование, оно обязательно должно быть отражено в таблице на листе «Анализ».

2. Допускается несоответствие в порядке расположения аналитики в столбце А.

Не обязательно, чтобы порядок расположения совпадал на обеих страницах.

Функция ВПР позволит отсортировать по возрастанию диапазон поиска.

3. Не должно быть пустых строчек в ячейках массива.

При отсутствии какого-либо значения обязательно ставим «0».

Используя функцию ВПР, переносим данные с листа «План-факт» на лист «Анализ» (рис. 2). При заполнении первой ячейки для переноса данных следует указать формулу:

Пояснения к формуле:

$A5 — значение для поиска;

A$4:$J$12 — массив, в котором будет произведен поиск необходимого значения;

2 — номер столбца заданного массива, из которого нужно перенести значение. Важный момент: при копировании формулы номер столбца в первой строчке меняют. Далее эта формула копируется на все строчки: =ВПР($A5;’План-Факт’!$A$5:$I$12;3,4,5 и т. д.;0);

0 — указывает, что диапазон поиска будет отсортирован автоматически (как было сказано выше, данные в таблице для поиска не обязательно должны быть расположены в том же порядке, как в таблице с перенесенными данными; главное — соблюдать количество строк);

$ — закрепляет область поиска. Можно зафиксировать столбец, строчку или весь диапазон, что позволяет переносить формулу в другие ячейки копированием. Незакрепленные параметры поиска будут изменяться автоматически.

План факт анализ это

У многих план-фактный анализ вызывает скучные ассоциации с плановой экономикой, советскими кабинетами заводоуправления и страницами, исписанными мелкими непонятными цифрами. Да, план-фактный анализ может быть таким, но может он быть и другим – наглядным, насыщенным, побуждающим к действию. Прочитайте статью и сделайте план-фактный анализ в вашей компании лучше!

Что такое план-фактный анализ

Сначала общее определение. План-фактный анализ – это сравнение плановых показателей по предприятию за период в необходимых аналитических разрезах и фактических показателей в тех же аналитических разрезах за аналогичный период.

Необходимые аналитические разрезы (аналитики) определяются предприятием самостоятельно, чаще всего используются:

1. Статьи бюджета (статьи доходов и расходов, движения денежных средств).
2. Статьи управленческого баланса.
3. Центры финансовой ответственности.
4. Сегменты бизнеса, продуктовый портфель.
5. Договоры / заказы в позаказном и мелкосерийном производстве.

А теперь сущность план-фактного анализа.

План-факт анализ – это то, для чего создается бюджетирование на предприятии. Это инструмент верхнего уровня, который должен давать топ-менеджменту наглядную картину деятельности предприятия и служить информационной базой для принятия своевременных и правильных управленческих решений.

Основная ошибка множества бизнесов – создать систему бюджетирования на предприятии и не проводить при этом план-фактный анализ.

Нередки случаи, когда на предприятии создается хорошая рабочая система бюджетирования, раздувается штат планово-экономического отдела и при этом не уделяется внимание контролю фактических цифр. По итогам года (отчетного периода) никто в компании не может ответить:

• почему предприятие не выполнило / перевыполнило план?
• какие отделы отработали хорошо, а какие хуже запланированных показателей и почему?
• какой план нужно составлять на следующий год? Ниже или выше текущего? И почему?

В результате встречаются предприятия (автор их встречает, к сожалению, часто) в которых планы и бюджеты живут сами по себе, утверждаются раз в год и кладутся на пыльную полку до следующего года. При этом несколько месяцев совместной работы экономистов, финансовых контролеров, руководителей подразделений оказываются не более чем административно-хозяйственными затратами, потраченными зря.

Внедрение план-фактного анализа и контроля фактических показателей по бюджету в корне меняет ситуацию, позволяет держать руку на пульсе предприятия и вовремя вмешиваться, если что-то пошло не так.

Как провести план-фактный анализ

Начинать всегда стоит с постановки правильной системы учета и бюджетирования. Допустим, в вашей компании уже налажен учет по аналитикам и внедрены бюджеты. Бюджеты на предстоящий год составлены, фактические цифры сводятся в формы, аналогичные бюджетам.

На конец каждого отчетного периода вы можете выгрузить два столбца показателей: плановый и фактический.

Проведем план-фактный анализ на примере бюджета доходов и расходов производственно-торговой компании за 1 квартал.

Шаг 1

Выгрузим плановые и фактические показатели за 1 квартал и посчитаем абсолютные и относительные отклонения по формулам:

Откл абс = Факт — План

Для статей выручки и прибыли:

Откл относит = Откл абс / План

Для статей затрат:

Откл относит = Откл абс / -План

Встречаются предприятия, в которых планы и бюджеты живут сами по себе, утверждаются раз в год и кладутся на пыльную полку до следующего года. При этом несколько месяцев совместной работы экономистов, финансовых контролеров, руководителей подразделений оказываются не более чем административно-хозяйственными затратами, потраченными зря.

Шаг 2

Выделим коридор допустимых значений абсолютных и относительных отклонений.

В каждой компании должен быть установлен свой коридор, который зависит от:

1. Для абсолютных отклонений – суммы вещественности (материальности) по валюте баланса. У кого-то это будет сто тысяч рублей, у кого-то десять миллионов рублей.
2. Для относительных отклонений – соотносимости полученной от выяснения причин отклонения выгоды и затрат, понесенных на это выяснение.

Для нашего примера возьмем +/-100 коридор по абсолютным отклонениям и +/-5% по относительным.

Шаг 3

Значительные положительные изменения выделим зеленым цветом.

Управленческие отчеты: план-факт анализ

«Консультант», 2010, N 7

Все бюджетные формы подготовлены, основные управленческие отчеты составлены. И осталось дело за главным — формированием отчета о прибылях и убытках и отчета о движении денежных средств. Какие подводные камни таит в себе этот процесс? И каким образом воспользоваться полученной из этих отчетов информацией?

Прежде напомним, что управленческий учет на предприятии включает в себя три взаимосвязанных составляющих:

• бюджетирование;
• расчет затрат и калькулирование себестоимости;
• анализ и выработку управленческих решений.

Под бюджетированием понимается процесс подготовки комплекта прогнозных форм (бюджетов). Фактически это планирование будущих доходов и расходов путем разработки плановых показателей и разнесения плановой информации в табличные формы. По окончании установленного периода плановые показатели сравниваются с фактическими и проводится анализ их отклонений. Периодичность определяется предприятием самостоятельно.

Процесс бюджетирования происходит в следующей логической последовательности:

1. подготовка бюджета продаж (план продаж);
2. на основе бюджета продаж готовятся бюджет производства и бюджет производственных запасов;
3. бюджет производства включает подготовку бюджета прямых затрат на материалы, бюджета общепроизводственных накладных расходов и бюджета прямых затрат на оплату труда;
4. п. п. 2 и 3 формируют производственную себестоимость продукции;
5. готовятся бюджеты коммерческих расходов и расходов на управление;
6. на основе вышеперечисленных бюджетов составляются прогнозные формы отчета о прибылях и убытках (бюджет прибылей и убытков), отчета о движении денежных средств и баланса.

Расчет затрат и калькулирование себестоимости включают сбор, классификацию информации о затратах и ее анализ.

Анализ и выработка управленческих решений базируются на подготовке комплекта отчетов о фактически произведенных затратах и полученных доходах.

Так как управленческая отчетность предназначена для внутренних пользователей, формы отчетов не являются регламентированными. Для удобства проведения анализа отклонений фактических показателей от плановых формы отчетов должны совпадать с формами бюджетов, за исключением того, что содержат фактические данные. Дополнительно формы могут включать фактические данные за прошедшие периоды.

Помимо бюджетных форм в целях управленческого учета могут готовиться и другие отчеты, например по дебиторской/кредиторской задолженности и по ее старению. Количество и полный перечень отчетных форм зависят от потребностей организации.

В рамках данной статьи подробнее остановимся на процессе формирования прогнозных и фактических отчетов о прибылях и убытках и отчетов о движении денежных средств, проанализируем их и на примерах рассмотрим, какие управленческие решения могут основываться на полученных данных.

Отчет о прибылях и убытках

Прогнозный

Бюджет прибылей и убытков — первый из документов основного бюджета, содержит в себе ряд показателей за планируемые периоды. Периодичность составления и количество периодов выбираются организацией самостоятельно. Данные отчета могут содержать, например, помесячную или поквартальную информацию за год или ряд лет; они могут быть общими по всему предприятию либо подразделяться в разрезе видов деятельности (по независимым бизнес-единицам) или по видам выпускаемой продукции.

Форму бюджета прибылей и убытков можно построить на основе формы N 2 бухгалтерской отчетности, внеся туда необходимые корректировки.

Анализ прибылей и убытков показывает, какой доход организация зарабатывает за периоды и какие затраты несет.

Пример 1. В таблице 1 представлен прогнозный бюджет прибылей и убытков компании А.