Отдел кадров учет рабочего времени

Составление табеля учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13

Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.

В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.

Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.

Форма Т-13. Особенности формы

Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.

Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.

Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.

Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.

Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13

В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.

В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.

Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).

В графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.

Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.

Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам

Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.

Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):

Т-13 для ноября

По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.

В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:

• 2000 — обычный рабочий день,
• 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
• 2012 — отпуск.

Альтернативное решение

Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:

• Я — рабочий день,
• Н — неотработанный день.

Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.

Частные случаи

1. Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?

Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.

Может ли код Я иметь значение более 8 часов?

Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.

Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.

Форма Т-12

В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).

Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.

Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени

Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.

Учёт рабочего времени в Т-12

Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.

В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.

Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.

При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.

Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.

Дата и подписи ответственных лиц

После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.

Заполняем табель учета рабочего времени правильно

Как заполнять табель учета рабочего времени? И какие изменения внести в табель при переводе сотрудников на удаленную работу из-за карантина, при уходе на самоизоляцию? Приведем краткий алгоритм:

1. Взять унифицированный бланк или разработать собственный.

2. Оформить шапку документа.

3. Вписать всех сотрудников, сгруппировав их по отделам.

4. Проставить коды (в том числе в случае карантина или объявления правительством нерабочих дней) и посчитать отработанные часы.

5. Подписать и передать в бухгалтерию.

Что такое табель, и для чего нужен учет отработанного времени

Утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 табель использования рабочего времени помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

• учитывать время, отработанное или не отработанное наемным работником;
• контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
• иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчета зарплаты или составления статистической отчетности.

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.

Табель учета рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 ТК РФ).

Стоит отметить, что унифицированные формы табелей № Т-12 и № Т-13 с 01.01.2013 не обязательны для применения. Но учет вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Организации и ИП вправе использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формат бланка, разработанный Госкомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.

Кто отвечает за учет отработанного времени в организации

По указаниям по применению и заполнению форм первичных учетных документов:

• табель рабочего времени на 2020 год составляет и ведет уполномоченное лицо;
• подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы;
• после чего он передается в бухгалтерию.

Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который использует бланк табеля учета рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издается приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учет должна быть прописана в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведение учета неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник. Он заполняет в течение месяца бланк, отдает на подпись начальнику отдела, тот, в свою очередь, проверив данные, передает форму кадровику. Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на ее основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передает бухгалтеру.

В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — ведение табеля учета рабочего времени работников возложено на кадрового работника, и он ежемесячно передает заполненный документ в бухгалтерию.

Приведем инструкцию, как вести табель учета рабочего времени, которая поможет правильно отразить данные.

Чем отличаются формы № Т-12 и № Т-13

Отличаются две утвержденные формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет, — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников. А форма Т-12 является универсальной и содержит, кроме того, дополнительный раздел 2. В нем отражают расчеты с работниками по оплате труда. Но если фирма ведет расчеты с персоналом как отдельный вид учета, раздел 2 просто остается пустым.

Пошаговая инструкция заполнения

Применяются два правила заполнения табеля учета рабочего времени 2020, выбор делает работодатель:

• сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
• заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведем для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Шаг 1. Название организации и структурного подразделения

Вверху вписывают название фирмы (Ф.И.О. ИП) и наименование структурной единицы: например, отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т. п.

Шаг 2. Код по ОКПО

Шаг 3. Номер документа и дата составления

Номер документу присваивается по порядку.

Датой составления обычно проставляется последний день отчетного месяца.

Шаг 4. Отчетный период

Табель учета рабочего времени сдают за месяц — период с первого по последнее число июня в нашем случае.

Шаг 5. Информация о работнике

Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка.

Указывают порядковый номер, фамилию и должность работника.

Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учета. Сохраняется за сотрудником на все время работы в организации и не передается другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Шаг 6. Сведения о явках и количестве часов

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращенные условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использовано 4 сокращения:

• Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
• В — выходной;
• К — командировка;
• ОТ — отпуск.

Шаг 7. Итоговое количество дней и часов за месяц

В 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца.

В 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

Шаг 8. Сведения для начисления зарплаты

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:

• 2000 — зарплата (оплата труда);
• 2012 — отпускные.

Корреспондирующий счет — бухгалтерский счет, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случае счет списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.

В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхней ячейке внесены дни явки и командировки, в нижней — дни нахождения в отпуске.

Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счета пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:

Шаг 9. Сведения о причинах и времени неявки

Графы 10-12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

• 3 дня — в связи с командировкой;
• 10 дней был в отпуске.

Шаг 10. Подписи ответственных лиц

Табель подписывают в конце месяца:

• сотрудник, ответственный за ведение;
• руководитель отдела;
• кадровый работник.

Отметки об отпуске

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учета рабочего времени, важно учесть следующие моменты:

• какой вид отпуска проставлять;
• период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
• каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются такими сокращениями:

Секретарю поручили вести учет рабочего времени. С чего начать?

У секретаря небольшой организации множество обязанностей: и чисто секретарская работа – отвечать на звонки, планировать встречи, регистрировать документы; и функции завхоза – закупать канцтовары; и работа кадровика – оформлять приемы на работу и увольнения. Кроме кадрового делопроизводства, секретарю поручают вести учет рабочего времени в организации. Разберемся, как наладить учет рабочего времени, узнаем, какие для этого приказы надо издать, а также поговорим о нюансах заполнения табеля рабочего времени – формы № Т-13.

ЗАЧЕМ НАДО ВЕСТИ УЧЕТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Рабочее время – это:

1) время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности;

2) иные периоды времени, которые в соответствии с ТК РФ, федеральными законами и иными нормативными актами РФ, относятся к рабочему времени.

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (части первая, четвертая ст. 91 ТК РФ).

В Конвенциях МОТ рабочим обозначается время, в течение которого работник находится в распоряжении работодателя[1].

Зачем организации нужен учет рабочего времени? Разве недостаточно просто платить работникам их оклад без всяких табелей? Особенно в небольшой организации? Есть 5 основных причин.

1. Обязанность вести учет предусмотрена трудовым законодательством (часть четвертая ст. 91 ТК РФ). При проверке инспектор обязательно запросит табели учета рабочего времени, и, если их не будет, организацию ждет штраф до 50 тыс. рублей по ч. 1 ст. 5.27 КоАП.

2. Табели учета рабочего времени – первичные учетные документы, их запросит и налоговый инспектор для обоснования выплат и при проверке налогообложения. За их отсутствие могут привлечь к налоговой ответственности.

3. Хорошо, если все работники каждый день исправно приходят на работу и отрабатывают 8 часов. А если нет? Работники могут опаздывать, отпрашиваться, болеть, уходить в отпуск, уезжать в командировку, прогуливать, и оплата у них будет иная, чем оклад, или ее может не быть вовсе. Бухгалтерия может учесть все эти нюансы и рассчитать размер выплат, только если вы сообщите о них. Форма этого сообщения – табель учета рабочего времени.

4. Поддерживать дисциплину в организации также поможет табель. Ведь если работники знают, что их отсутствие отмечается и они могут быть уволены за прогул или при повторяющихся опозданиях, это очень дисциплинирует. За нарушение явки на работу могут лишить премии.

5. Учет рабочего времени помогает в экономических расчетах. Например, многие организации при расчете затрат считают, сколько рабочих часов затратили на ту или иную работу, чтобы выставить счет клиентам, в смету включить затраты на оплату труда. Исходя из этих расчетов нередко нормируют труд и рассчитывают численность работников.

Итак, все организации ведут учет рабочего времени либо чтобы избежать штрафов, либо чтобы дисциплинировать работников, либо чтобы учитывать затраты.

На практике выделяют три подхода к учету рабочего времени:

1. Некоторые организации требуют от работников, чтобы они приходили на работу точно в указанное в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) время и уходили ни на минуту раньше, и привлекают к ответственности за опоздание даже на 5 минут.

2. Другие организации отслеживают, чтобы работник отработал положенные 8 часов, и не столь важно, пришел он на 15 минут раньше или на 15 минут позже. Главное, чтобы он выполнил, что от него требуется, и в целом не нарушал трудовую дисциплину.

3. В третьих организациях вообще системы контроля и управления доступом (СКУД) или журналы учета рабочего времени существуют лишь формально. Главное для организаций – чтобы работники выполняли поставленные задачи.

Каждая организация сама выбирает подход к учету рабочего времени в зависимости от специфики деятельности. Например, кассиру или продавцу принципиально являться на работу точно в срок, ведь без них не функционирует магазин. А от творческих работников – дизайнеров, программистов, консультантов – работодатели нередко требуют лишь выполнить задание в срок.

Предположим, что ваш руководитель поручает вам вести табельный учет, чтобы не нарушать законодательство и чтобы работники в целом не нарушали дисциплину. Давайте рассмотрим, как это сделать без ошибок.

КАК НАЛАДИТЬ УЧЕТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ: ПОШАГОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Шаг 1. Назначить ответственного за табельный учет

Согласно постановлению Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление Госкомстата № 1) табель ведется уполномоченным лицом. Для назначения уполномоченного лица необходимо издать приказ. Специальной формы такого приказа не предусмотрено, поэтому предлагаем такой образец приказа, как в Примере 1.

Шаг 2. Определить форму для учета рабочего времени

Унифицированные формы для кадрового делопроизводства, в т.ч. для учета рабочего времени, утверждены Постановлением Госкомстата № 1.

Согласно п. 2 данного Постановления их применение носило обязательный характер.

С 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»[2] (далее – Федеральный закон № 402-ФЗ). В нем не содержатся требования о необходимости составления первичных учетных документов по унифицированным формам. Теперь согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемых организацией (за исключением организаций государственного сектора), должен определять руководитель организации. Поэтому она вправе применять свои формы документов.

[1] См., например: Конвенция МОТ № 30 «О регламентации рабочего времени в торговле и в учреждениях» (1930 г.); Конвенция МОТ № 172 «Об условиях труда в гостиницах, ресторанах и аналогичных заведениях» (1991 г.).

[2] В ред. от 31.12.2017.

Ю.Ю. Жижерина, независимый консультант по трудовому праву

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 7, 2018.

Как организовать табельный учет рабочего времени

Сделать табель учета рабочего времени нетрудно, если коллектив невелик. А как быть, если подразделения удалены друг от друга или график работников нестандартный? Тут не поможет даже специально принятый на работу табельщик. Нужно наладить качественный сбор информации.

Определяем цели

Перед началом любого проекта нужно понять, какую цель мы преследуем, какие результаты хотим получить и как их использовать. Итак, цель: собрать информацию о датах работы, отпусков, невыходов всех работников организации в точно определенные даты для правильного начисления заработной платы и укрепления дисциплины. Для достижения этой цели потребуется вовлечение руководителей подразделений, только они достоверно знают о датах работы подчиненных. Чтобы эта затея удалась, нужно заручиться поддержкой руководства и бухгалтерии. Конечно, заставить начальников выполнять дополнительную работу, пусть и несложную, бывает непросто, но если составить Положение о табельном учете и приказом обязать всех его исполнять, шансы на успех повысятся.

Разрабатываем Положение о табельном учете

Как и любой другой локальный нормативный акт, это Положение должно содержать основные разделы:

Общие положения. В нем описываются: цели табельного учета, определяется круг лиц, которых оно касается.

Основная часть включает описание процесса. Здесь обязательно нужно прописать:

• Обязанности руководителей по ведению табеля
• Порядок заполнения, форма Т-13
• Порядок предоставления в отдел кадров или бухгалтерию – в электронном и бумажном виде
• Даты передачи табеля (2 раза в месяц – к авансу и зарплате)
• Порядок действий при отсутствии информации о причинах пропусков работы
• Порядок учета (если требуется) рабочих часов

Ответственность за не предоставление табеля, порядок замещения руководителей в отпуске или в случае болезни.

Приложение – образец бланка по форме Т-13 с буквенными обозначениями рабочих дней, отпусков, прогулов, больничных, т.д.

Конечно, в наше время передавать бумажные табели вряд ли кто-нибудь станет, и поэтому нужно разослать всем электронный вариант документа. Для облегчения начала работы можно сразу заполнить его списком сотрудников. Внизу электронного документа нужно сделать «шпаргалку» с буквенными обозначениями. Начальникам, далеким от ведения кадрового учета, это очень поможет. Попросите выделять цветом все дни отклонений от нормального графика работы, так обрабатывать таблицы будет намного легче.

Пошаговая инструкция организации табельного учета

Теория – это прекрасно, но практика обычно сильно от нее отличается. Какие шаги предпринять, чтобы добиться результата – своевременного предоставления табелей от всех подразделений?

Совещание. Неважно, будет ли это общее совещание всех начальников или просто деловая беседа с директором – без этого шага не обойтись. Нужно убедительно доказать, почему предоставление данных о рабочем времени – это важно. Приведите примеры ошибок в начислениях зарплаты из-за отсутствия информации, несвоевременного информирования о прогулах или больничных. Главное – заручиться поддержкой руководства и бухгалтерии.

Положение о табельном учете. Найти абсолютно адаптированный под вашу организацию документ вряд ли получится, придется потрудиться самим. Определите важные моменты:

кто должен присылать вам табель, в каком виде и в какие даты. Как правило, это 2-3 дня до дат выплат аванса и зарплаты;

обязанности ответственных лиц – контроль явок на работу, опозданий, иных отклонений от стандартного графика;

порядок информирования отдела кадров о случаях работы в праздники, сверхурочных часах и т.д.

Приказ об утверждении Положения и обязанности его исполнять. С ним, как и с Положением, нужно ознакомить всех задействованных лиц. Иногда в крупных филиалах, обособленных подразделениях ведение табеля возлагают на секретаря, помощника и т.д. Если так и есть, знакомим их тоже.

Образцы табеля по отделам со списком фамилий. Список вносить, конечно, не обязательно, но так вы окажете помощь руководителям, и поможете никого не «потерять». Разошлите образцы по электронной почте, напишите о вашей готовности ответить на вопросы.

Контроль исполнения. В первые месяцы придется заниматься постоянными напоминаниями о табеле, но постепенно все войдет в привычное русло. Сделайте пометки в календаре в контрольные даты и отправьте всем напоминание.

Меры воздействия. Часто начальники ссылаются на занятость или попросту забывают вести табельный учет. Если напоминания не помогают, отправьте всем не сдавшим сообщение наподобие «уведомляю вас о том, что фамилии руководителей, не исполняющих Положение о табельном учете, будут переданы генеральному директору в случае не предоставления информации 1 числа месяца». Это, конечно, крайняя мера, так как личным расположением и хорошим отношением можно добиться намного больших результатов, чем давлением и запугиванием.

Образец Положения о табельном учете рабочего времени

Учитываем нюансы организации

Каждое предприятие имеет свои особенности и их нужно учесть. Определите, как в вашем случае будут происходить процессы передачи информации в отдел кадров:

• Требуется ли бумажная форма документа?
• Будете ли вы на основании полученных данных формировать один, общий табель или их будет несколько?
• Нужна ли фактическая информация о рабочих часах, не влияющая на размер зарплаты?
• Как обозначить переработки, работу в выходные дни и праздники?
• В какие даты должны передаваться заявления на отпуск?
• Нужна ли вам информация о больничных листах сразу после их открытия?
• В какие сроки вы хотите получить закрытые больничные листы?

Нюансов может быть сколько угодно, иногда они выявляются в процессе ведения учета.

Табельный учет на предприятии – осознанная необходимость для любой компании, и наладить его может любой ответственный и терпеливый сотрудник, нужно лишь проявить настойчивость и последовательность.

Отдел кадров учет рабочего времени

Для скачивания бесплатной версии программы нажмите кнопку ниже:

По Вашему желанию Вы можете воспользоваться Акцией и зафиксировать за собой скидку 10% на приобретение полной версии программы. Для этого просто оставьте свои контактные данные:

Табель рабочего времени в «Отдел Кадров Плюс»

Табель учета рабочего времени имеет немаловажное значение, как для работника кадровой службы, так и для бухгалтера.
Кадровикам табель позволяет контролировать соблюдение трудовой дисциплины в организации.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени форма Т-12

Ведь в нем отражаются сведения не только об отработанном каждым сотрудником времени, но и о переработках, либо об имеющихся невыходах на работу, в том числе и по неуважительной причине. На основании этих данных руководство предприятия принимает решении о дополнительном материальном поощрении или депремировании работника.

Для бухгалтера же данный документ является основанием для правильного исчисления заработной платы работникам предприятия. В этом случае табель можно сравнить с актом выполненных работ, который подписывается по окончании работ с лицом, работающим на основании гражданско-правового договора. Табель учета рабочего времени также является своего рода актом, фиксирующим факт исполнения работником своих трудовых обязательств. Отсутствие табеля, либо его неправильное заполнение может послужить причиной того, что налоговый инспектор сочтет неправомерным начисление заработной платы и, как следствие, отнесение расходов по заработной плате на издержки, уменьшающие в соответствующем периоде налог на прибыль организаций.

Не обойтись без табеля и при формировании статистической отчетности по учету труда.

Существует две унифицированные формы, принятые для табеля учета рабочего времени — это форма Т-12 и форма Т-13. Предприятие имеет право самостоятельно выбрать одну из указанных форм. Однако в большинстве случаев все же используется форма Т-12, так как она представляет собой более универсальный вариант. Форму Т-13 предпочитают организации, имеющие автоматизированную контрольно-пропускную систему, фиксирующую время нахождения сотрудника в организации с помощью компьютера и индивидуальных пластиковых карт с чипом.

Заполнение табеля учета рабочего времени

Обязанность ведения табеля учета рабочего времени, как правило, возлагается на работника кадровой службы, бухгалтера или руководителей структурных подразделений предприятия. В любом случае, данная обязанность должна быть возложена на сотрудника на основании приказа руководителя организаций или закреплена в его должностной инструкции и трудовом договоре.

Отражение в табеле сведений по ежедневному учету рабочего времени

В отличие от формы Т-13, состоящей из одного раздела, посвященного учету рабочего времени, табель формы Т-12 имеет два раздела: раздел 1, именуемый «Учет использования рабочего времени», и раздел 2, именуемый «Расчет с персоналом по оплате труда». В случае, если в организации учет рабочего времени и расчеты по заработной плате ведутся раздельно, раздел 2 можно исключить из табеля учета рабочего времени, заполняя только раздел 1, который будет являться самостоятельным документом.

Раздел 1 заполняется в течение всего месяца, при этом явки и неявки работников учитываются при помощи метода сплошной регистрации. То есть, в каждой ячейке, соответствующей определенному рабочему дню месяца, отражается присутствие или отсутствие сотрудника на рабочем месте. Каждое наименование затрат времени (работа в дневное или ночное время, основной или дополнительный отпуск, временная нетрудоспособность, прогулы, простои и прочее) имеет определенное условное обозначение согласно приложения к Положению о табельном учете. Перечень этих обозначений приведен на титульном листе табеля формы Т-12. Эти же обозначения используются и при составлении формы Т-13.
В конце месяца подсчитывается общее количество часов, отработанных и не отработанных каждым работником и отражается в специально отведенной графе табеля. Помимо этого, в табеле находят отражение и промежуточные итоги (сведения по отработанному времени в первой и второй половине текущего месяца).

Допускается при заполнении табеля не отражать в нем явки, фиксируя лишь отклонения от рабочего графика. В таком случае, при условии, что сотрудник отработал все положенные часы, в табеле будут заполнены только итоговые значения, а графы ежедневного учета рабочего времени останутся пустыми.

Составляется табель учета рабочего времени, как правило, в одном экземпляре, заверяется руководителем структурного подразделения и кадровиком, после чего передается в бухгалтерию.
Все отклонения от установленного рабочего времени фиксируются в табеле на основании подтверждающих документов, оформленных в соответствии с законодательством (заявлений, приказов, листков нетрудоспособности, справок).

Сведения о затратах рабочего времени каждого работника в зависимости от применяемой формы табеля отражаются:

• в двух строках граф 4 и 6 (форма Т-12);
• в четырех строках графы 4 (форма Т-13).

При этом верхняя строка этих граф предназначена для проставления условных обозначений по затратам рабочего времени, а нижняя отводится для указания времени (в часах и минутах), которое сотрудник отработал или не отработал (в зависимости от указанного условного обозначения) на каждую конкретную дату месяца. При возникшей необходимости число граф табеля можно увеличить. При отражении неявок к месту работы, которые подлежат учету в днях (отпуск, командировка, временная нетрудоспособность и прочее), заполняются лишь верхние сроки, предназначенные для условных обозначений этих неявок. Нижние строки, отражающие время, остаются пустыми.

Графы 5 и 7 табеля формы Т-12, предназначенные для подведения итогов, также состоят из двух строк на каждого работника. В верхней строке указывается количество отработанных смен (в днях), в нижней — количество отработанного времени (в часах).

В разделе 2 формы Т-12 единый для всех работников вид оплаты труда и соответствующий ему корреспондирующий счет прописываются в графах 18 — 22. Расчеты разных видов оплаты труда по каждому сотруднику и их корреспондирующие счета указываются в графах 18 — 34.

При использовании формы Т-13 организация заполняет:

• графу 9 и реквизиты над графами 7 — 9 при начислении заработной платы по одному виду оплаты труда (графы 7 и 8 в этом случае не заполняются);
• графы 7 — 9 при начислении заработной платы по нескольким видам оплаты и нескольким корреспондирующим счетам.

Бланк табеля учета рабочего времени по форме Т-13 может быть изготовлен с помощью компьютерной техники. При этом сразу могут быть заполнены данные справочников условно-постоянной информации предприятия. К таким данным относятся фамилия, имя, отчество сотрудника, его табельный номер, структурное подразделение и занимаемая должность.