Анализ менеджмента компании

Теоретические основы менеджмента

1.4. Анализ организации менеджмента

Анализ организации менеджмента — это систематическое и всестороннее исследование состояния, условий и результатов организации менеджмента, осуществляемое для выявления и использования резервов улучшения, правильной оценки деятельности аппарата управления.

Многогранность организации менеджмента позволяет широко использовать индуктивные и дедуктивные методы анализа. Индуктивные методы дают возможность на основе изучения множества единичных явлений и событий сделать общее заключение, дедуктивные — перейти от общих закономерностей к частным выводам.

Единство индуктивного и дедуктивного методов, установление причинно-следственных связей, динамический подход к явлению представляют собой методическую основу анализа организации менеджмента. Все явления системы при анализе организации менеджмента должны изучаться в сопоставлении друг с другом. При этом очень важно не только показать наличие связей, но и определить их целенаправленность. Определение причинно-следственных связей называется диагностикой и показывает основные направления последствий, происходящих в любом звене или органе системы менеджмента. Выявление наиболее устойчивых, стабильных тенденций и изучение факторов, определивших их, является содержанием прогностического аспекта анализа.

При исследовании организации менеджмента используются различные методы анализа. Остановимся на наиболее важных и наиболее распространенных.

Метод расчленения заключается в последовательном расчленении системы менеджмента на части, доведении их до простых, первичных, составляющих элементов. Чем более простыми будут первичные элементы изучаемой системы менеджмента, тем конкретнее результаты анализа.

В процессе организации менеджмента на систему воздействует множество различных факторов. Учесть и исследовать все факторы невозможно, поэтому выделяются только доминирующие (определяющие) факторы и изучается изменение их содержания в зависимости от результатов анализа. Расчленение факторов способствует комплексному их рассмотрению, позволяет выявить значимость каждого из них, определить их взаимозависимость. При анализе организации менеджмента расчленение ведется в двух направлениях: во-первых, расчленяется сама система управления объектом на отдельные части, и, во-вторых, каждый элемент системы раскрывается через ряд частных факторов, влияющих на результаты функционирования системы в целом.

Анализ процессов функционирования системы целесообразно также проводить методом последовательной декомпозиции. Суть его заключается в следующем. При построении декомпозиционной модели выполняется ряд последовательных шагов:

• разбивается на несколько подпроцессов процесс функционирования системы, рассматриваемый как единое целое;
• определяется характер взаимосвязи подпроцессов с исходным процессом и друг с другом;
• производится декомпозиция подпроцессов, полученных в результате деления исходного процесса на ряд более мелких подпроцессов, которые в свою очередь подвергаются декомпозиции на последующих шагах построения модели с обязательным определением взаимосвязей всех подпроцессов. Декомпозиция проводится до тех пор, пока не будет достигнута детализация, позволяющая произвести необходимую перестройку системы.

Подобный метод исследования дает возможность упростить процесс построения модели; получить модель системы в целом, которая может быть как угодно детализирована без нарушения ее целостности; сосредоточить внимание исследования на изучении любого отдельного процесса (сузить область исследования), не опасаясь нарушения принципа системности. В этом случае декомпозиции подвергается лишь изучаемый процесс, другие остаются укрупненными. Любые изменения, производимые в изучаемом процессе, позволяют через систему взаимосвязей с другими процессами проследить их влияние на результаты деятельности системы в целом.

Важную роль в анализе играет метод сравнения. Сравнение — прием, позволяющий выразить характеристику организации управления объекта через другие однородные объекты. Основные виды сравнений, используемые при анализе организации менеджмента, следующие: сравнение отчетных данных с плановыми; сравнение плановых показателей с показателями предшествующего периода; сравнение отчетных данных организации управления с результатами работы других предприятий и организаций; сравнение отчетных данных с нормативными.

Прием сравнения требует обеспечения количественной соизмеримости и качественной однородности сравниваемых объектов, показателей, явлений (единство оценки, сравнимость календарных сроков, сезонных особенностей и территориальных различий, различий в методике расчета показателей и т.д.). Результаты сравнения позволяют видеть перспективу развития каждого объекта, более объективно оценить его деятельность .

Важное значение имеет метод системного анализа. Необходимость системного подхода к анализу организации менеджмента диктуется быстрым и непрерывным развитием предприятий и организаций, увеличением масштабов производства, усложнением хозяйственных связей.

Методика проведения системного анализа предполагает в начале исследования четкую формулировку конечной цели. Затем необходимо представить идеальное желаемое состояние анализируемого объекта, соответствующее поставленным целям и задачам. Зная желаемое и фактическое состояние объекта, необходимо разработать ряд последовательных переходов от фактического состояния к идеальному. Состояние организации менеджмента оформляется в виде модели. Идеальное, желаемое состояние анализируемого объекта оформляется в виде концептуальной модели, фактическое — в виде фактической, промежуточное — в виде базовой и стандартной моделей.

Концептуальная модель создается исследователем, который, полностью абстрагируясь от фактически сложившегося положения и опираясь на знание закономерностей развития объекта, определяет исходные положения и принципиальные требования к объекту анализа. При разработке концептуальной модели исследователь полностью освобожден от каких-либо ограничений: наличия техники, сложившегося разделения труда на объекте и др. Исходный момент при разработке концептуальной модели имеет четкую постановку цели и задач, стоящих перед анализируемым объектом. Общая цель объекта трансформируется в конкретные требования к отдельным элементам и к системе менеджмента в целом.

Так как система менеджмента сложна, то концептуальная модель системы базируется на представлениях о каждом элементе системы (информационном обеспечении, кадровом составе и др.). Исследователь выполняет прогнозные разработки развития отдельных элементов системы, а затем, базируясь на них, разрабатывает концептуальную модель всей системы.

В процессе анализа проводят сравнение концептуальной модели, описывающей идеальное состояние объекта, с моделью, отражающей фактическое состояние объекта, через ряд последовательных переходов. Концептуальная модель сравнивается с базовой моделью, учитывающей ограничения, связанные с внешними условиями. Через базовую модель сравнение ведется со стандартной моделью, отражающей состояние объекта с учетом среднепрогрессивных условий его функционирования. Стандартная модель сопоставляется с фактическим состоянием объекта, на основе чего дается оценка организации управления объектом, разрабатываются мероприятия по ее улучшению и определяется конкретный вклад каждого мероприятия в повышение ее эффективности.

Направления развития и условия совершенствования организации менеджмента выявляются через постепенное движение от фактического состояния к концептуальной модели, через стандартную и базовую, а не наоборот.

Для проведения анализа рекомендуются следующие этапы:

Об анализе системы менеджмента в организации

Анализ системы менеджмента в организации необходим абсолютно любой организации, если ее руководство стремится к наиболее продуктивной работе. Эффективность работы системы менеджмента качества напрямую зависит, в первую очередь, от эффективной деятельности организационных структур управления. К примеру, линейно-функциональные структуры менеджмента лучше всего организуют отлаженную деятельность в стабильной среде, а дивизиональные являются наиболее работоспособными в среде динамичной, потому что они имею возможность осуществлять разнообразные гибкие действия. Качество менеджмента в организации должно быть тем выше, чем больше структура всего управления соответствует всякого рода внутренним и внешним обстоятельствам. Анализируя систему менеджмента, нужно помнить о том, что эффективность деятельности управленческих структур сводится к ряду факторов, которые обеспечивает руководство предприятия. Осуществляя анализ системы менеджмента в организации, необходимо учитывать эти факторы.

К таким факторам можно отнести: во-первых, взаимодействие всех функциональных подразделений компании для достижения общих целей; во-вторых, надежность управленческих коммуникаций снизу вверх и сверху вниз, а также всевозможных горизонтальных производственных связей между различными функциональными подразделениями; в-третьих, следование принципу единоначалия во всех имеющихся звеньях управления вместе со специальным принципом разделения ответственности и прав в существующих рамках демократизации управления; в-четвертых, определенную преемственность и стабильность в руководстве, необходимое следование выработанным в организации правилам и приемам, ритму работы; в-пятых, способность довольно быстро реагировать на изменения внешних и внутренних условий работы, всячески совершенствовать методы и способы управленческих действий, видоизменять свою собственную структуру прежде, чем она станет «тормозить» развитие организации. В целом, разработка системы менеджмента качества и структуры управления в организации, а также составление положений о различных подразделениях и распределение функций между этими подразделениями не являются крайне сложными задачами, однако здесь надо помнить, что абсолютно любое предприятие не будет работать максимально эффективно, когда в ней полностью отсутствует четкое распределение персональной ответственности и обязанностей.

Анализ системы менеджмента в организации позволяет, кроме того, дать правильную оценку эффективности работы. Эта оценка представляется важнейшим элементом разработки всякого рода плановых и проектных решений, которые позволяют определить степень прогрессивности и рациональности действующей модели менеджмента, и проводится с целью дальнейшего выбора наиболее оптимального варианта структуры или, к примеру, способа её совершенствования. Степень соответствия системы менеджмента необходимым стандартам должна оцениваться уже на стадии проектирования, когда осуществляется анализ систем управления организации для различного планирования и проведения мероприятий по усовершенствованию управления. В целом, при анализе системы менеджмента в организации учитываются, во-первых, взаимосвязи, которые возникают в процессе управления; во-вторых, политика руководства организации, выбранный им стиль и методы управления, влияющие на человеческое поведение; в-третьих, существующая система функций и полномочий сотрудников предприятия на разных уровнях менеджмента. При этом принципиальное для оценки и анализа значение имеет выбор эталона для сравнения, который принимается за нормативный.

Анализ в системе менеджмента

Оптимизация (модернизация) системы менеджмента организации, в том числе разработка и внедрение систем менеджмента (качества, информационной безопасности, экологической безопасности, системы управления безопасностью полетов и других по соответствующим международным и национальным стандартам и их интеграция) (далее по тексту «СМ») в укрупненном виде представляет собой систему трех задач:

1. Определение целей оптимизации/модернизации системы менеджмента организации.
2. Оптимизация/модернизация процессного ландшафта организации в соответствии с целями оптимизации/модернизации системы менеджмента.
3. Оптимизация (при необходимости) конфигурации организационной структуры организации вследствие изменения ее процессного ландшафта.

Оптимизация/модернизация процессного ландшафта организации направлена на оптимизацию связей между организацией и внешней средой и связей между процессами внутри организации. Для этого используются преимущественно процессный и проектный подходы.

Оптимизация конфигурации организационной структуры направлена на внутреннее совершенствование функционирования процессов для обеспечения установленных параметров входов и выходов этих процессов путем разделения труда, обеспечения норм управляемости, отработки технологий процессов, установления и согласования полномочий и ответственности персонала (подразделений и должностных лиц) и их координации. Для этого используются преимущественно функциональный подход, хотя также могут применяться процессный и проектный, и другие подходы.

Все эти задачи выполняются на основе результатов соответствующих анализов системы менеджмента организации.

• 1. Общие понятия о системах и подходах их моделирования и анализа (Общие понятия об анализе и моделях, о системах. Организация и ее внешняя среда. Основные понятия системного подхода. Ситуационный подход. Процессный подход. Проектный подход. )
  • 1.1. Общие понятия об анализе и моделях(Анализ служит исходной отправной точкой для прогнозирования, планирования и управления объектами и протекающими в них процессами)
  • 1.2. Общие понятия о системах(Системой называется объект любой природы либо совокупность взаимодействующих объектов любой, в том числе различной природы, обладающих выраженным системным свойством (свойствами), то есть свойством, которого не имеет ни одна из частей системы при любом способе ее членения. )
  • 1.3. Организация и ее внешняя среда (Организация должна быть в состоянии эффективно реагировать и приспосабливаться к изменениям своего внешнего окружения, чтобы обеспечить выживание и достижение поставленных перед ней целей.)
  • 1.4. Основные понятия системного подхода(Системный подход рассматривает организацию как открытую систему, состоящую из нескольких взаимосвязанных подсистем. )
  • 1.5. Ситуационный подход(Ситуационный подход расширил практическое применение теории систем, определяя основные внутренние и внешние переменные, которые влияют на организацию. )
  • 1.6. Процессный подход(Общие понятия о процессном подходе. Представление процесса как управляемой следящей системы. Процессный ландшафт организации. )
  • 1.7. Проектный подход(Проектный подход наследует все принципы и свойства системного и процессного подходов.)
• 2. Общие принципы анализа в системе менеджмента(Спиральная модель жизненного цикла системы менеджмента. Общие положения. Общий анализ работы системы менеджмента. Анализ организационной структуры и ее связи с процессным ландшафтом организации. Методы и инструменты Анализа. Реализация выхода процесса Анализа. )
  • 2.1. Спиральная модель жизненного цикла системы менеджмента(Жизненный цикл системы менеджмента организации, как правило, предполагает ее спиральное развитие )
  • 2.2. Общие положения(Проведение анализа состояния системы менеджмента в организациях направлено на получение объективной оценки результатов работы системы менеджмента и всей организации.)
  • 2.3. Общий анализ работы системы менеджмента(Как только принято решение о проведении Анализа, определены его цели и область применения, должен быть выбран метод или методы анализа)
  • 2.4. Анализ организационной структуры и ее связи с процессным ландшафтом организации (Организационная структура это модель организации)
  • 2.5. Методы и инструменты Анализа(различные статистические и другие аналитические методы)
  • 2.6. Реализация выхода процесса Анализа(Анализ организации и процессного ландшафта ее системы менеджмента проводится, как правило, для того, чтобы перейти от состояния «Как есть» (as is) к синтезу состояния «Как надо» (to be).)

Цифры расскажут больше, чем менеджеры

Дмитрий Маслов коммерческий директор «ИВА Консалтинг групп», к.э.н.

Профессор Пол Ватсон, Доктор Николас Чилиши Университет Шеффилд Халлам (Великобритания)
Журнал «Консультант» № 7, 2005 год

Далеко не в каждой компании менеджмент идеально отлажен. Но чтобы знать, в каком направлении следует совершенствовать систему управления, необходимо выявить ее слабые места. Сделать это поможет функциональная модель оценки менеджмента.

В основе функциональной модели оценки менеджмента (ФМОМ), разработанной авторами этой статьи, лежат шесть главных функций управления: прогнозирование/планирова­ние; организа­ция; мотивация; контроль; координация и коммуникация. Первые пять из них формируют структуру управления и соответствуют пяти оценочным критериям модели. В свою очередь структура управления определяет характер взаимосвязей в организации, то есть коммуникацию (см. рис. 1).

Рассмотрим подробнее каждую функцию управления с точки зрения ФМОМ.

Рис. 1. Концептуальная схема ФМОМ

· Цикл совершенствования PDCA (Plan – планируй, Do – сделай, Check – проверь, Act – действуй) принято также называть циклом Деминга.

Платформа модели — шесть функций управления

1. Прогнозирование/Планирование. Этот критерий затрагивает проблемы определения будущей стратегии. Функция планирования призвана дать ответы на три вопроса:

• Насколько близка организация к достижению установленных целей и воплощению своей миссии?
• В каком направлении компания будет развиваться?
• Какими способами она намерена достигнуть прогнозируемых целей?

2. Организация (или организовывание). Данная функция заключается в том, чтобы реализовать поставленные задачи. Для этого, в частности, понадобится сформировать рациональную структуру предприятия и обеспечить производственный процесс необходимыми ресурсами. Задача руководителя на этом этапе — построить бизнес-процесс максимально эффективно.

3. Мотивация заключается в том, чтобы лично заинтересовать работников в достижении целей компании.

4. Контроль является формой постоянно действующей обратной связи. Он необходим для своевременной проверки качества бизнес-процесса на каждом его этапе. Хорошо налаженная система контроля повышает эффективность работы предприятия. Кроме того, она позволяет избежать затрат, связанных с устранением дефектов, и повышает доверие потребителей, партнеров, акционеров и других заинтересованных сторон.

5. Координация чрезвычайно важна для регулирования и постоянной диагностики системы управления. Анализ отклонений в работе и корректировка текущих планов в соответствии с изменяющейся ситуацией – одна из основных задач этой функции менеджмента.

6. Коммуникация – это фактически «жизненная энергия» организации. Ее уровень определяется состоянием первых пяти функций.

Как оценить коммуникацию в компании

Как уже было сказано, ФМОМ предполагает анализ первых пяти управленческих функций. Всего же модель имеет 25 оценочных категорий. Их весовое содержание отражает таблица 1.

По каждой из 25 категорий проводится экспертная оценка. Существуют пять вариантов оценки (табл. 2):

Как осуществляется анализ системы управления предприятием

Содержание:

Анализ системы управления организацией

Анализ системы управления организацией предполагает, в первую очередь, возможность аудитора проанализировать организационную структуру компании с выявлением проблем, которые требуют совершенствования ее деятельности.

Анализ системы управления требует комплексного подхода в системе с охватом всех сфер деятельности современной организации (ООО, ОАО, ИП и др.). Аудитором должно быть уделено внимание не только теме комплексного изучения функциональных направлений системы. Во главу должно быть поставлено исследование управления и анализ его результатов, а также анализа состояния и обеспечения информационной безопасности в управленческих процессах, исследование систем охраны труда, анализ финансовой работы предприятия. Сущность системного подхода к исследованию систем менеджмента заключается в изучении характеристик компании в качестве системы, то есть составляющих «входа», «процесса» и «выхода». С помощью маркетинговых исследований первоначально важно анализировать организацию на предмет «выхода», то есть рассмотреть ее продукцию (работы, услуги), включая показатели качества, затраты, сроки, потребителей и цены.

Особенности анализа управления предприятием

После изучения организационно-технического уровня проверяемой системы, включая технику, технологию, особенности производственной организации, организацию управления и труда, факторы внешней среды (экономические, социальные и факторы экологии), необходимо определить параметры «входа». Они состоят в потребность в ресурсах, в том числе материальных, финансовых, трудовых и информационных. В итоге важно исследовать и параметры «процесса», с помощью которого происходит преобразование ресурсов в готовые изделия (работу, услугу). На этой стадии происходит проверка и анализ технологий производства и управления, включая факторы и пути их совершенствования. Так, системный подход дает возможность при проверке провести оценку экономико-хозяйственной деятельности предприятия и его системы управления.

Особенное внимание аудиторы должны обратить на анализ организационной структуры экономического субъекта, которая представлена системой, включающей планирование, осуществление деятельности, контроль и отслеживание целей предприятия.

Анализ основных функций управления

Основой формирования организационной структуры компании (организации или учреждения), главная функция которой состоит в эффективном управлении, являются основные функции и методы управления. Известным исследователем Месконом было выделено базовых управленческих функции: планирование, организация, мотивация и контроль.

Планирование включает в себя формирование цели развития компании, как на длительную перспективу, так и на короткие промежутки времени, разработку программы, планов действий с соответствующей степенью детализации.

Организация производства является процессом формирования организационной структуры, выбором методов и способов воздействия на предприятие в целом и на отдельные звенья производства и исполнителей.

Мотивация — процесс, посредством которого руководство способно побудить персонал работать так, как это планировалось и организовано.

Контроль представлен процессом обеспечения достижения компанией поставленных целей, включая проверку соответствия хода выполнения задач производства, значения плановых показателей; выявление отклонений; проведение требуемых корректирующих мероприятий.

Анализ организационной структуры экономического субъекта предполагает установление аудитором:

• соответствие компании специализации и производственным объемам;
• способствование внедрению высокоэффективных производственных систем и управлению качеством товара (работ, услуг);
• обеспечение предприятием материальной заинтересованности управленческого персонала и работников в нововведениях, сконцентрированных на максимизации эффективности производства и качества товара (работ, услуг);
• наличие оперативного регулирования объема и номенклатуры выпуска товара субъектом экономики посредством договорных обязательств и исследования рынка сбыта;
• обеспечение синхронности работы основных подразделений предприятия, связанных с производством и управлением и др.

Замечание 2

Оргструктура разрабатывается в соответствии с масштабом и характером деятельности экономического субъекта.